Архивистами нашей страны накоплен большой опыт сохранения исторических ценностей, которые представляют собой архивные материалы. И сегодня комплектованию архивного фонда Российской Федерации придается огромное значение, поскольку именно архивные документы являются самым объективным отражением исторической правды. Более 33 тыс. дел с документами 124 фондов размещены сегодня на полках муниципального архива Нижнетуринского городского округа.
Ежегодное пополнение архива составляет в среднем 500 единиц хранения. Документы по сути и содержанию – уникальные.
Десятилетия спустя они явят собой основной источник изучения истории округа нашими потомками.
Нынче же спрос на архивную информацию невероятно велик, причем рост интереса к архивным документам наблюдается значительный. Потому и нет для архивной службы округа задачи более серьезной, чем сохранение этого живого, активно работающего документального поля в его первозданном виде. А для этого необходимо приложить большие усилия, результаты которых сегодня наглядно демонстрируются.
Стоит заметить, что до 2011 года муниципальный архив Нижнетуринского городского округа располагался в абсолютно не приспособленном для хранения документов подвальном помещении. Принципиальная позиция, настойчивость работников архива, способствовали решению вопроса перемещения архива в удобное, приспособленное, но отвечающее правилам помещение.
Но самым продуктивным периодом для архивного учреждения в новом помещении стали 2013-2014 года.
В здании архивного учреждения был осуществлен ремонта: проведена охранно-пожарная сигнализация, деревянные оконные блоки были заменены на металлопластиковые стеклопакеты, смонтированы подвесные потолки, заменены двери, освещение, электропроводка, заглажены и окрашены стены, закуплены и установлены металлические стеллажи, приобретены новые современные компьютеры.
В архиве царит чистота и уют – здесь проводится ежедневная влажная уборка, не реже одного раза в месяц – обработка архивных коробок пылесосом.
Организована круглосуточная охрана архива, которую осуществляет частное охранное предприятие.
Деятельность муниципального архива по обеспечению пожарной безопасности
В рабочих папках специалиста по архивному делу имеется большое число директив, информаций, отчетов, докладных записок, касающихся обеспечения противопожарной безопасности в архиве. Все информации, все отчеты и докладные записки по этому вопросу вполне отражают выполнение нормативов. И на практике видно, что муниципальный архив Нижнетуринского городского округа максимально обеспечен средствами противопожарной безопасности. В архивохранилище и в рабочих кабинетах специалистов смонтирована современная пожароохранная сигнализация, в хранилище установлены огнетушители.
Следует добавить, что при размещении архива была предусмотрена возможность эвакуации документов случае нештатной ситуации через запасной выход.
Динамика улучшения материально-технической базы архива
Активная и настойчивая работа директора учреждения по выполнению постановлений и распоряжений Администрации Нижнетуринского городского округа «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов, укреплению материально-технической базы и пожарной безопасности муниципального архивного учреждения», других законодательных актов областного и федерального значения в части материально-технического обеспечения архивов дала значительные результаты. Еще в 2015 году приобретены выставочные стенды, а в 2016 году приобретены и смонтированы новые современных архивных стеллажи, на которые размещены все документы, хранящиеся в архиве. Здесь на расчетливо смонтированных стандартных стеллажах красуются коробки с архивными документами.
Проблема оснащения архива оргтехникой тоже решена. Архивное учреждение располагает компьютерами, многофункциональным копировально-множительным устройством (МФУ). В настоящее время решается вопрос о приобретении визуализатор для оцифровывания научно-справочного аппарата, а в дальнейшем документального материала для размещения в открытом доступе.
Подводя итог сказанному, при этом, если окинуть взглядом все архивное хозяйство, с чувством глубочайшего удовлетворения стоит отметить, что муниципальный архив Нижнетуринского городского округа сегодня представляет собой солидное, красивое внешне, с полностью обновленным оборудованием, удобное, безопасное для работы и приятное для посещения учреждение. Здесь в полной гармонии сочетаются и эстетические запросы, и все инструктивные требования по обеспечению сохранности архивных документов, а это, несомненно, положительно сказывается на результатах работы архива в части обеспечения сохранности документов, а также во многом решает проблемы оперативности в работе с пользователями.
Результаты деятельности муниципального архива по обеспечению сохранности архивных документов в организациях – источниках комплектования
Значительная часть рабочего времени работников архива используется на обеспечение сохранности документов, а также на исполнение запросов, т.е. это рабочий процесс, который идет непосредственно в самом архиве. Не менее же значительным направлением в деятельности архива является его комплектование. А это уже работа с людьми, отвечающими за делопроизводство в 18 организациях – источниках комплектования, где и формируются, а потом готовятся для передачи в архив документы постоянного хранения.
В прогнозах на последующие годы динамика роста числа документов, которые поступят на хранение в архив от организаций – источников комплектования, возрастет в значительной степени. Залог этому – большая методическая работа Муниципального бюджетного учреждения Нижнетуринского городского округа «Архив» в части подготовки методических рекомендаций, а также активная деятельность архивного учреждения по внедрению этих рекомендаций на местах. Кроме этого, архивным учреждением ведется большая работа по внедрению и активному использованию в делопроизводстве всех организаций — источников комплектования муниципального архива «Перечня типовых управленческих документов», проверяется правильность использования ведомственных инструкций специалистами по делопроизводству при составлении номенклатур дел. Так, специалистом архивного учреждения ежегодно согласовываются номенклатуры дел, положения об архиве, положения об экспертной комиссии в организациях – источниках комплектования, проводятся обследования состояния документов АФРФ. Ведется большая консультативная работа по организации делопроизводства, применению законодательных и других нормативных актов в области архивного дела.
Выполнение плановых показателей по комплектованию, учету и использованию архивных документов муниципального архива
Сегодня архивное учреждение ведет большую работу по выполнению показателей по комплектованию и учету архивных документов.
Ежегодно в муниципальный архив поступает до 500 ед. хранения от
14 организаций.
Спрос на архивную информацию нынче колоссален. За год более 700 запросов социально-правового характера и тематических поступают в муниципальный архив по личным обращениям, по почте, через Многофункциональный центр, и с каждым годам число обращений увеличивается. В целом же число пользователей архивной информацией колеблется, более 5937 документов используется для исполнения запросов, изготавливается более 1000 копий документов, проводятся выставки документов архива.
Круг вопросов и запросов, с которыми пользователи обращаются в архив, широк и разнообразен по сути, характеру и цели использования документов. В основном нынче востребованы документы, устанавливающие или подтверждающие форму и юридические права собственности, подтверждающие стаж работы или права на льготную пенсию.
Нередкие гости в архиве учащиеся школ, для которых проводятся и экскурсии, и подборки документов, используемых во время работы над рефератами, историческими исследованиями по заданию учителей истории.
Задачи и проблемы
С ростом числа поступающих в архив запросов, показателей по комплектованию и учету архивных документов, естественно, многократно увеличивается нагрузка на сотрудников архивного учреждения. Однако, несмотря на это, комплектование архива ведется в соответствии с правилами и установленными сроками. Это отрадно отметить сегодня, когда архивная служба округа подошла к такому уровню материально-технической оснащенности, при котором по-иному и быть не может. Проблемным является лишь вопрос с дополнительными площадями для учреждения. Но данный вопрос держится на контроле у главы округа.